Gestion de l'approvisionnement pendant les inondations du Rio Grande do Sul

Mettre Maria Natalia da Silva Oliveira

En mai 2024, le Rio Grande do Sul a été confronté à une série de défis résultant d'une calamité naturelle majeure. Les inondations, glissements de terrain et autres événements météorologiques extrêmes ont provoqué d'importants dégâts aux infrastructures de la région. Ces incidents ont directement affecté la logistique, rendant difficile l'accès via les principaux axes routiers, et impactant fortement les entreprises et les stocks de certains fournisseurs. Beaucoup de ces entreprises ont vu des structures endommagées par les inondations, ce qui a nécessité un plan global pour garantir leur sécurité et la disponibilité des produits de santé.

Disposer d'un plan d'urgence pour les approvisionnements est essentiel pour garantir la continuité des opérations, avec des lignes directrices claires et des chaînes alternatives d'intrants, ce qui permet de minimiser les impacts négatifs et de maintenir la continuité des opérations lors d' 'événements imprévus, ce qui en fait un facteur différenciant pour activer le plan de manière agile.

Principaux défis rencontrés

J'ai été à l'avant-garde de ce défi et je souhaite souligner à quel point la résilience et la stratégie étaient essentielles, là où une réponse coordonnée était nécessaire de la part du domaine de l'approvisionnement. Le scénario était imprévisible et jamais imaginé dans la région :

1. Itinéraires de livraison impactés, sans accès ;
2. Les délais de livraison des entrants étaient plus longs que ce qui avait été établi (certains trajets de 20 minutes prenaient plus de 5 heures, alors qu'il était possible de voyager) ;
3. Fluctuations de la consommation, sans prévision historique ;
4. Stock de sécurité impacté.

Alors que nous sommes confrontés à des défis importants, il est crucial de souligner l'une des mesures décisives prises pour garantir l'intégrité des intrants essentiels. Dans un premier temps, nous déplaçons les matériaux dont l'emplacement d'origine a été affecté par l'inondation vers un endroit préparé pour les recevoir et les emballer de manière appropriée. Cependant, nous avons été confrontés à une tournure inattendue des événements : moins de 24 heures après le déménagement, nous avons reçu la nouvelle alarmante que l'emplacement désigné était également exposé à un risque imminent d'inondation. Faisant preuve d'une véritable résilience, nous avons été contraints de prendre de nouvelles décisions avec agilité et précision. Après tout, nous avions affaire à des fournitures essentielles aux soins des patients.

Cette expérience a non seulement mis à l'épreuve notre capacité de réaction, mais a également renforcé l'importance d'une planification agile et de stratégies d'urgence bien définies aux moments critiques. En révisant constamment nos protocoles et en adaptant nos actions selon les circonstances, nous sommes en mesure d'atténuer les impacts négatifs et d'assurer la continuité des services essentiels.

En conclusion, faire face à des défis imprévus nécessite non seulement de la détermination, mais aussi de la flexibilité et de la volonté de la part de l'ensemble de l'équipe d'ajuster nos stratégies si nécessaire. La résilience démontrée dans cette situation illustre notre engagement inébranlable envers la sécurité et le bien-être de nos patients.

Leçons instructives

Les principaux points de réussite ont été la communication, l'adaptation et la collaboration entre l'équipe et les fournisseurs, qui ont garanti une réponse efficace en cette période de crise. Mais surtout, le rôle des dirigeants formels et situationnels, transmettant la confiance aux équipes soignantes, étant présents à tout moment, a changé la donne.

Il convient de noter que, même avec des plans d'urgence structurés, l'événement climatique nous a posé de nouveaux défis. Toutes les hypothèses de rareté que nous avions prédites jusqu'alors ont été dépassées. Ce scénario met en évidence l'importance de revoir et d'adapter constamment nos stratégies d'atténuation des risques, compte tenu de l'imprévisibilité et de l'ampleur des impacts environnementaux.

Parmi les autres leçons clés figurent :

• Planification préalable : une préparation préalable et l'établissement de plans d'urgence sont essentiels ;
• Coordination et communication : une coordination efficace et claire entre les parties intéressées est essentielle pour garantir une réponse rapide et efficiente dans les situations de crise, dans lesquelles des ajustements sont effectués à différents moments ;
• Résilience et adaptabilité : la capacité de s'adapter à des circonstances en constante évolution et de rechercher des solutions créatives aux défis rencontrés sont des aspects cruciaux ;
• Négociations avec les fournisseurs : L'importance d'avoir des partenaires efficaces avec des réponses rapides, capables de s'adapter à différents scénarios, ressort ;
• Classification XYZ des stocks : Joue un rôle fondamental dans une gestion efficace des stocks, permettant d'identifier, de prioriser et de mieux contrôler les articles en fonction de leur importance et de leur demande ;
• Établir différents itinéraires et emplacements, permettant de recevoir des entrants à plusieurs endroits ;
• Mise à jour rapide de la planification des stocks en fonction de la consommation ;
• Surveillance constante du solde des stocks, tant inférieurs qu'excédentaires, ainsi que les coûts inutiles ;
• Suivre quotidiennement les délais des bons de commande ;
• Les alignements avec des équipes multidisciplinaires sont fondamentaux, couvrant différents points de vue ;
• Le rôle des dirigeants dans la crise est l'occasion de tirer des leçons importantes et d'améliorer la préparation aux défis futurs. La performance de la réponse est obtenue, les domaines à améliorer et des mesures sont mis en œuvre pour renforcer la résilience dans la prise de décision.
• Une communication claire et transparente contribue à réduire la panique et l'incertitude, en favorisant la confiance et la cohésion au sein du secteur, ainsi qu'une prise de décision rapide et efficace, qui garantit la mise en œuvre de plans d'action appropriés. et la priorisation des besoins.

En fin de compte, le leadership humain se démarque, qui inspire et apporte de l'espoir, même dans les moments difficiles, générant une mobilisation des personnes pour travailler ensemble au rétablissement et à la reconstruction d'une nouvelle normalité.

Résultats

Il est à noter qu'une partie de l'équipe d'approvisionnement a été impactée par des pertes partielles ou totales causées par l'inondation, ce qui représente l'un des plus grands défis rencontrés. Cependant, le succès pour surmonter ces obstacles a été possible grâce à une équipe unie, qui est fidèle et dévouée dans le domaine de l'approvisionnement.

Il est essentiel de souligner que tout cela était motivé par un objectif plus grand : la conscience que certains patients comptaient sur nous pour recevoir les meilleurs soins possibles. De plus, le soutien d'une entreprise qui fait preuve d'une réelle sollicitude envers ses collaborateurs était essentiel pour maintenir l'esprit d'équipe et l'engagement dans des temps aussi difficiles.

L'expérience a renforcé l'importance d'une culture organisationnelle qui valorise la résilience et le travail d'équipe. Face à l'adversité, nous apprenons que l'unité et la détermination sont fondamentales pour surmonter tout obstacle. Nous sommes fiers de notre réactivité et reconnaissants de l'opportunité de servir et de prendre soin de ceux qui en ont le plus besoin.

Malgré les défis rencontrés, les résultats obtenus lors de la confrontation à la calamité du Rio Grande do Sul en 2024, la stratégie de résilience et de gestion de l'offre ont été essentielles pour atténuer l'impact de la crise et entamer le processus de redressement et de reconstruction des zones touchées. Une mobilisation rapide des ressources et une distribution efficace ont été essentielles pour répondre aux besoins immédiats et fournir un soutien vital pendant cette période difficile.

*Maria Natalia da Silva Oliveira est responsable des approvisionnements à l'Unimed Porto Alegre.