Le Laboratoire Samuel Pessoa renforce la gestion des indicateurs de performance

Le suivi des indicateurs de performance est essentiel pour les centres de services médecine diagnostique et les laboratoires. C’est grâce à la gestion de ces métriques qu’il est possible d’identifier si la performance des processus est conforme aux objectifs de l’organisation. Outre un suivi continu, il est important que les résultats soient comparés à ceux d’institutions présentant un profil similaire, via une analyse comparative. C’est précisément avec cette vision que le Laboratoire Samuel Pessoabasée à Campinas (SP), a investi dans l’amélioration de la gestion, en agissant avec assurance et en envoyant également des informations précises pour un retour fiable d’indicateurs et, par conséquent, des actions efficaces.

Le projet porté par le pôle Services de Changement, une entreprise informatique pour la médecine diagnostique et préventive, s’inscrit dans ce contexte. Il s’agissait d’intégrer la Shift Platform avec Metricare afin d’importer, de manière automatisée, les données dans la solution. Laboratoire de contrôleune société brésilienne de contrôle qualité des laboratoires.

Selon Márcia Mateus, responsable qualité du Laboratoire Samuel Pessoa, grâce à l’utilisation de la solution de business intelligence de Shift et au projet d’intégration, il est devenu possible de suivre les informations à travers des graphiques, par périodes, par unités, facilitant ainsi la visualisation des endroits où une action était nécessaire et de ce qui était nécessaire. va bien. Dans le même temps, il a également accès à des informations plus précises, permettant un retour d’information fiable sur les indicateurs et les actions les plus efficaces.

Tout cela a abouti à une plus grande agilité et précision, ainsi qu’à une optimisation du temps nécessaire pour rapporter les données correctes et prendre des mesures avec les données renvoyées. « Sans aucun doute, l’exactitude des informations envoyées à Controllab dans les délais impartis, optimisant le temps de traitement, a été le principal gain. En ce qui concerne les processus, le système de gestion de la qualité (QMS) a été le plus touché, ce qui est extrêmement précieux, car toute amélioration de ce système profite à nos clients », souligne-t-il.

Grâce à l’utilisation de la technologie, le suivi des indicateurs de rectification, de collecte et de résultat critique des rapports a été amélioré. Le responsable qualité explique qu’avant, notamment dans le cas de rapports rectificatifs et de résultats critiques, le laboratoire dépendait à 100% des personnes pour rapporter les données, c’est pourquoi le volume enregistré était faible. Dans le cas de l’indicateur de collecte, il n’était pas non plus possible de suivre les conteneurs générés et collectés. Dans le scénario actuel, il est devenu possible de savoir exactement où se trouvent les défauts et qui a oublié de récupérer un tube, par exemple.

« Nous pensions n’avoir jamais eu de rectification et, avec la mise en œuvre, nous avons pu comprendre que ce n’était pas vrai et qu’il y avait effectivement des processus défectueux. Aujourd’hui, nous traitons en détail de chacune de ces rectifications. Dans le cas de résultats critiques, qui ont également été enregistrés manuellement, nous disposons désormais d’un chiffre plus correct et plus réel. C’est très important, car la communication des résultats critiques est nécessaire pour le traitement médical d’urgence du patient », souligne-t-il.

Un autre point mentionné par Márcia est un plus grand contrôle financier. Il est possible de connaître l’évolution de la productivité au quotidien, ce qui fait toute la différence dans la gestion de la santé financière de l’entreprise.

A propos du dépaysement

Avant d’adopter l’intégration, l’équipe de Samuel Pessoa consacrait en moyenne huit heures, soit l’équivalent d’une journée complète de travail, à extraire les données du SIL (Système d’Information de Laboratoire) et à les saisir manuellement sur le site Internet. En outre, à certaines occasions, il a été constaté, lors de la réception du rapport, que certaines données avaient été incorrectement déclarées, ce qui a nécessité un remaniement et davantage de temps pour effectuer les corrections.

« En sept mois d’utilisation de l’intégration, la réduction du travail manuel était de 56 heures. Grâce à cette technologie, les processus ont été améliorés. Aujourd’hui, les données sont envoyées automatiquement, ce qui a un impact direct sur la gestion du temps et la fiabilité des informations. Cela a permis à l’équipe de direction d’optimiser le suivi des indicateurs et de consacrer plus de temps à la qualité de la gestion des processus », souligne Régis Murilo Brandão Pena, responsable des services chez Shift.

Concernant l’importance du projet, Giani Barbosa Ribeiro, consultant des services Shift, explique que les laboratoires peuvent comparer les indicateurs des activités critiques du laboratoire grâce à Metricare, de Controllab, qui permet une comparaison selon les objectifs établis par l’entreprise elle-même et avec les données du marché. . « La technologie soutient ce parcours grâce à des intégrations qui effectuent automatiquement le processus de collecte de données SIL et les exportent vers la base de données Controllab », commente-t-il.

Les indicateurs pouvant être intégrés sont : les souvenirs, les rectifications des rapports, la communication des résultats critiques, les retards d’examens, les examens demandés, les examens par patient, les rapports non consultés, le ticket moyen et les erreurs de transport.
Fernando Berlitz, responsable des services d’indicateurs et d’accréditation chez Controllab, ajoute que, avec le scénario actuel du marché de la médecine de laboratoire, dans lequel en plus des conditions concurrentielles caractéristiques de ce segment, de nouvelles conditions réglementaires s’ajoutent, comme la récente RDC 786. /2023, plus que jamais, disposer de données qualifiées pour agir est essentiel pour la pérennité des organisations de santé.

« En plus d’être mentionnée à l’article 54 du nouveau RDC, la participation à des programmes d’indicateurs comparatifs tels que le PBIL est essentielle pour que les responsables de la santé puissent évaluer leurs performances par rapport au marché et agir en fonction de ces scénarios concurrentiels, en toute sécurité, agilité et efficacité. l’utilisation des ressources, en cherchant à atteindre ses objectifs stratégiques», conclut-il.

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