Par Fabio Arruda
La numérisation n'est plus une avance technologique et est devenue une exigence stratégique pour les hôpitaux qui recherchent l'efficacité, la durabilité et une meilleure expérience pour le patient. Parmi les innovations qui symbolisent cette transformation, la signature numérique distante se distingue pour unir l'agilité dans les soins, la réduction des coûts et la contribution directe aux ex-pratiques, modifiant la façon dont les établissements de santé traitent des documents et des processus.
Dans le modèle traditionnel, l'admission médicale implique une série de documents physiques tels que les termes de consentement, les formulaires d'enregistrement, les autorisations, entre autres. Ce processus consomme le rôle, le temps et les ressources humaines, ainsi que la génération de files d'attente occasionnellement dans la génération de documents, qui est généralement partagée entre diverses positions de service et un équipement d'impression unique.
La signature numérique distante propose une approche innovante: permettez à ces mêmes documents d'être envoyés à l'avance au patient (par e-mail, WhatsApp ou SMS) à remplir et signé à distance avant l'arrivée de l'utilisateur à l'hôpital.
D'un point de vue environnemental, les avantages sont évidents. Après tout, l'élimination des intrants de papier et d'impression réduit directement l'impact sur l'environnement dans lequel se trouve l'institution.
Citant comme exemple un hôpital de taille moyenne, responsable de la génération de milliers d'impressions mensuelles, lors du choix pour la numérisation des documents, le changement contribuera aux objectifs de durabilité, à la réduction des déchets, à une diminution de la consommation d'énergie et à l'élimination du besoin de transport physique des documents.
Dans l'axe social, la numérisation favorise l'accessibilité et l'agilité. Les patients peuvent signer des documents de n'importe où, en utilisant le mobile ou l'ordinateur, ce qui réduit le temps d'attente à la réception et améliore l'expérience de service. En cas d'intégration avec le système His (Hospital du système d'information), le patient arrive à l'hôpital avec tout prêt, il suffit d'identifier et de suivre les soins. Ceci est particulièrement pertinent en cas d'urgence, pour les cas de mobilité réduite ou dans les unités avec un grand flux de patients.
La gouvernance est également renforcée. La signature distante numérique peut offrir une traçabilité cohérente: statut de signature, piste d'audit, stockage sûr et conformité avec LGPD. Ce processus garantit également que les documents sont signés avec l'intégrité numérique et les preuves de chaque étape, réduisant les défaillances opérationnelles, facilitant les audits et renforçant la transparence institutionnelle.
Pour mettre en œuvre cette technologie dans les établissements de santé, il est essentiel de cartographier des documents qui peuvent être envoyés à distance, de configurer les champs que le patient peut remplir, de vous assurer que les données de contact sont mises à jour et d'intégrer le système avec le sien. Avec cela, il est possible de suivre les indicateurs tels que le temps de réception moyen, le pourcentage de soins avec une signature précoce, des économies d'entrée et des NP du patient.
En bref, la signature numérique à distance n'est pas seulement une innovation technologique – c'est un outil stratégique qui relie l'efficacité opérationnelle à la responsabilité sociale et environnementale. Avec cette solution, les hôpitaux peuvent transformer la réception en un point de réception du patient et réduire le biais des bureaucraties que l'endroit a toujours inhérent à sa fonction, éliminant les déchets et institutionnalisant les pratiques ex-cares dans le cadre des soins. C'est l'évolution des processus hospitaliers qui commence même avant que le patient ne traverse la porte de l'institution.
* Fabio Arruda est coordinateur de projet et chef du comité vert de la durabilité sans papier.
